Succesfuld implementering af TEM system

(Telecom Expense Management)

En “ Case Story” af Carsten Sjøholm IT chef Arken, Museum for moderne kunst.

Vi har her på museet et sortiment af IP telefoner og mobiltelefoner med i alt ca. 70 enheder.
For at sikre en fair og korrekt fakturering i henhold til vores ”Flat rate” aftale med TDC på indenlandsk trafik, brugte jeg utrolig lang tid på fakturakontrol pr. faktura, samt telefonisk og skriftlig debat med TDC om rigtigheden af deres faktureringer. Da vi overgik til ny SKI aftale i forbindelse med modernisering af vores telefoni, håbede jeg det var et overstået kapitel med de forkerte faktureringer.
Desværre blev det ikke bedre og mit tidsforbrug til fakturakontrol eksploderede. Jeg havde brug for at skære ned på dette tidsforbrug.
Ved et rent tilfælde blev jeg kontaktet af Bruno Jensen fra Konsulentfirmaet Holm & Bertram, der er specialister i telefoni. Efter jeg havde fortalt om TDC’s faktureringer, foreslog Bruno Jensen mig at anvende et TEM system.
Det, der umiddelbart vakte min interesse, var at jeg kunne spare tid og energi ved at lade et system gennemgå vore samtaler og dataforbrug samt kontrollere det i forhold til vores aftale med TDC. Et bedre overblik og adskillige timer sparet, som jeg kunne bruge på andre vigtige projekter.
Et TEM system blev, som forsøgsprojekt, installeret i et positivt samarbejde med udbyderen og Holm & Bertram. Det var uproblematisk at få implementeret. Selve opsætningen tog ca. en halv dag, og det tog mig en dag at lære at anvende systemet.

Resultatet:
Tidsbesparelsen alene ved normal drift udgør ca. 60 timer på årsbasis.
Tidsforbrug på fakturakontrol er nu reduceret til ca. 5 - 7 timer på årsbasis.
Totalt overblik over hele teleplatformen og vores trafikmønster, som også medvirker til at gøre vor telepolitik mere synlig med en intern opdragende effekt. Dette kunne ikke tilvejebringes via TDC’s kundeportal.
Hertil kommer, at dialogen med TDC er blevet bedre, idet det nu foregår på et objektivt grundlag.
Mine forventninger er blevet indfriet. Jeg har tilmed fået endnu bedre styr på vores samlede indenlandske teletrafik. Så jeg vil fortsætte ad denne vej og sikre mig at vores udenlandske teletrafik bliver lige så gennemsigtig.